Izvajanje projektov, financiranih iz evropskih in nacionalnih sredstev, poleg kakovostnih vsebin zahteva tudi natančno administrativno, finančno in dokumentacijsko spremljanje. Eden ključnih elementov izvajanja projektov evropske kohezijske politike je delo v informacijskem sistemu IS e-MA2, preko katerega upravičenci izvajajo pomemben del postopkov, povezanih z administrativnim in finančnim spremljanjem projektov.

V Združenju EPEKA, so. p., organizacijam nudimo praktično podporo, izobraževanja in celovito administrativno podporo pri delu v sistemu IS e-MA2, predvsem na področju priprave dokumentacije, zahtevkov za izplačilo, vnosa podatkov in pravilnega administrativnega spremljanja projektov.

Podpora je lahko svetovalna in izobraževalna, po dogovoru pa lahko administrativne postopke projekta, povezane z IS e-MA2, tudi v celoti prevzamemo ter jih izvajamo v sodelovanju z naročnikom in njegovo projektno oziroma finančno ekipo.

Naš cilj je organizacijam olajšati administrativni del izvajanja projektov ter zmanjšati možnost napak, dopolnitev in zapletov pri poročanju.

Praktična pomoč pri uporabi sistema IS e-MA2

Delo v sistemu e-MA2 je lahko predvsem za organizacije, ki se prvič srečujejo z izvajanjem večjih projektov evropske kohezijske politike, precej zahtevno. Poleg poznavanja samega informacijskega sistema je treba razumeti tudi povezavo med pogodbo o sofinanciranju, upravičenimi stroški, dokazili, finančnim poročanjem in podatki, ki jih je treba vnesti v sistem.

Zato podporo izvajamo izrazito praktično. Organizacijam ne predstavljamo zgolj funkcionalnosti sistema, temveč jim pomagamo razumeti celoten administrativni proces – od nastanka stroška in priprave dokazil do pravilnega vnosa ter oddaje zahtevka za izplačilo.

Organizacija se lahko odloči za posamezno svetovanje ali izobraževanje, redno podporo projektni ekipi ali pa za celovit prevzem administrativnih nalog, vezanih na IS e-MA2.

Na podlagi izkušenj pri izvajanju evropskih projektov ter dela naše Projektne pisarne lahko podporo prilagodimo posameznemu projektu, razpisu in potrebam organizacije.

Pri čem vam lahko pomagamo?

Podpora EPEKA lahko med drugim vključuje:

  • uvodno usposabljanje za delo v IS e-MA2;
  • pomoč pri dostopu do sistema in razumevanju uporabniških pravic;
  • praktično predstavitev posameznih modulov sistema;
  • pomoč pri pravilnem vnosu podatkov o projektu;
  • delo z modulom za postopke izbire izvajalcev in zaposlenih;
  • pripravo dokumentacije za poročanje;
  • pregled in organizacijo dokazil o nastalih stroških;
  • pripravo zahtevkov za izplačilo (ZzI);
  • podporo pri pripravi zahtevkov za predplačilo;
  • pomoč pri nalaganju in pravilnem razvrščanju prilog;
  • pregled dokumentacije pred oddajo zahtevka;
  • pomoč pri odpravljanju napak in pripravi dopolnitev;
  • svetovanje glede organizacije projektne administracije in arhiviranja dokumentacije;
  • redno administrativno spremljanje projekta v IS e-MA2;
  • celovit prevzem administrativnih postopkov in poročanja v IS e-MA2 za čas izvajanja projekta.

V praksi se pogosto pojavijo vprašanja, ki niso povezana samo s tehnično uporabo sistema, ampak tudi s konkretnim projektom, pogodbo, načinom dokazovanja posameznega stroška in organizacijo projektne dokumentacije. Prav pri povezovanju pravil, dokumentacije in praktičnega vnosa podatkov lahko dodatna strokovna podpora organizaciji prihrani veliko časa ter zmanjša možnost napak.

Poseben poudarek na zahtevkih za izplačilo – ZzI

Eden najzahtevnejših delov administrativnega vodenja projektov je pogosto priprava zahtevka za izplačilo (ZzI).

Pri tem ni pomemben samo tehnični vnos podatkov v IS e-MA2. Pred oddajo je treba preveriti, ali so stroški pravilno evidentirani, ali so pripravljena ustrezna dokazila, ali se podatki med dokumenti ujemajo in ali je dokumentacija pripravljena skladno z zahtevami posameznega razpisa oziroma pogodbe.

V okviru Projektne pisarne EPEKA smo zato že izvajali praktična usposabljanja, na katerih smo udeležence korak za korakom vodili skozi postopek priprave in oddaje ZzI, pripravo prilog ter praktično oddajo zahtevkov.

Posebno pozornost namenjamo tudi napakam, ki se pri poročanju pogosto ponavljajo – od neustreznih ali manjkajočih prilog do neusklajenih podatkov in nepravilnega evidentiranja aktivnosti.

Če organizacija nima lastnih kadrovskih kapacitet za pripravo zahtevkov in spremljanje administracije, lahko po dogovoru prevzamemo pripravo in administrativno obdelavo ZzI ter druge povezane postopke v IS e-MA2.

Izobraževanje, individualna podpora ali celovit prevzem administracije

Organizacije imajo različne potrebe, zato lahko podporo prilagodimo njihovemu predznanju, kadrovskim kapacitetam in zahtevnosti projekta.

Izvedemo lahko skupinsko izobraževanje za projektno ekipo, na katerem predstavimo celoten proces dela v IS e-MA2 ali izbrano področje. Takšen pristop je primeren predvsem za organizacije, ki želijo svoje zaposlene dolgoročno usposobiti za samostojno administrativno vodenje projektov.

Možna je tudi individualizirana podpora, usmerjena v konkretno operacijo oziroma projekt. V tem primeru skupaj pregledamo administrativne zahteve projekta, način priprave dokumentacije, strukturo dokazil in postopke, ki jih bo treba izvesti v informacijskem sistemu.

Za organizacije, ki želijo svoje kadrovske vire usmeriti predvsem v vsebinsko izvajanje projekta, pa nudimo tudi možnost celovitega prevzema administrativnih vidikov projekta, povezanih z IS e-MA2.

V tem primeru lahko v dogovorjenem obsegu skrbimo za pripravo in vnos podatkov, urejanje dokazil, pripravo zahtevkov za izplačilo, spremljanje rokov, pripravo dopolnitev ter drugo administracijo, potrebno za pravilno poročanje o projektu.

Obseg sodelovanja se vedno določi glede na konkretni projekt, pogodbo o sofinanciranju in potrebe naročnika.

Podpora, ki temelji na praktičnih izkušnjah

V EPEKI imamo dolgoletne izkušnje z izvajanjem, administrativnim in finančnim spremljanjem projektov, financiranih iz različnih evropskih in nacionalnih programov.

V okviru Projektne pisarne smo naše znanje dodatno prenesli v sistematična usposabljanja za projektne vodje in člane projektnih ekip. Izvedena izobraževanja so med drugim obravnavala predplačila v IS e-MA2, postopke izbire izvajalcev in zaposlenih, pripravo ZzI, pripravo obveznih dokazil ter najpogostejše napake pri poročanju.

Naš pristop je usmerjen predvsem v praktično uporabo: ne samo kaj je treba pripraviti, ampak tudi kako dokumentacijo organizirati, preveriti in vnesti v sistem.

Potrebujete pomoč pri delu v IS e-MA2?

Če vaša organizacija izvaja projekt, pri katerem morate uporabljati IS e-MA2, in potrebujete pomoč pri pripravi zahtevkov za izplačilo, dokumentacije ali drugih administrativnih postopkih, se lahko obrnete na Združenje EPEKA.

Podporo lahko prilagodimo posamezni organizaciji, projektu in stopnji predhodnega znanja – od osnovnega uvoda v uporabo sistema in posameznih svetovanj do rednega administrativnega spremljanja oziroma celovitega prevzema administracije projekta v IS e-MA2.

To je lahko posebej koristno za manjše organizacije, občine, zavode, društva, socialna podjetja in druge upravičence, ki nimajo lastne specializirane projektne administracije ali pa so njihove obstoječe kadrovske kapacitete zaradi izvajanja projekta že obremenjene.

Za več informacij in dogovor glede izobraževanja, individualne podpore ali celovitega administrativnega vodenja v IS e-MA2 nas kontaktirajte na epeka@epeka.si.

Z dobro organizirano projektno administracijo in pravilnim delom v IS e-MA2 lahko zmanjšate tveganje za napake ter projektni ekipi omogočite, da več časa nameni kakovostnemu izvajanju projektnih aktivnosti.